一、采购项目概况‌

项目名称‌:“****年海口-格丁尼亚友城结好**周年纪念暨海口-波兰旅游文化交流活动”和“海口-柬埔寨文化交流日”活动承办服务。

采购预算‌:本项目总预算不超过人民币**万元。

服务期限‌:自合同签订之日起至****年*月**日(以所有活动执行完毕并完成结项报告为准)。

服务地点‌:海口市秀英区荣山寮及龙华区骑楼老街。

二、服务内容与具体要求‌

服务包含如下两项活动的全流程策划、执行与保障工作。

(*) “波海椰风·双城交响”海口-格丁尼亚友城结好**周年纪念暨海口-波兰文化交流活动

(*) 活动时间‌:****年*月**日至**日。

活动地点‌:秀英区荣山寮。

核心执行内容‌:

*.负责活动全程的细化执行,包括但不限于舞台搭建、背景桁架制作、摄影展览区布置、商品展区(含展车)规划搭建、海南非遗展区布置、氛围营造物料(如引导标识、灯光、音响等)的准备与现场管理。

*.需安排具备流利中英文双语能力的专业主持人*-*名,负责活动各环节(如开幕式、领导致辞、巡展等)的主持工作。

*.配合海口市外事办公室(以下简称“采购人”)及市委宣传部、市旅游文体局,做好波兰滨海风光摄影作品及海南本土摄影、绘画作品的布展工作;落实海南非遗(黎锦、椰雕、藤编等)传承人现场演示互动环节的保障。

*.提供全程专业摄影、摄像及文字记录服务,并负责制作高质量的活动专题报道、短视频、图文推文等宣传素材,提交给采购人用于媒体发布。

*.制定详细的现场应急预案,并配合采购人做好现场人流引导、安全保障及应急事件处置工作。

(二) “海口-柬埔寨文化交流日”活动‌

活动时间‌:****年*月**日至**日。

活动地点‌:龙华区骑楼老街中山横路。

核心执行内容‌:

*.负责在指定区域搭建活动主舞台、背景板、音响设备、柬埔寨文化产品集市展位,并进行现场装饰与氛围布置。需按照活动日程(详见附件)精确把控各环节时间节点。

*.配合柬埔寨驻海口总领事馆及采购人,保障奏唱两国国歌、领导致辞、视频播放、团体合影、节目演出、观光巡展等环节的流程顺畅、仪式庄重。

*.提供全程专业摄影、摄像及文字记录服务,并负责制作高质量的活动新闻稿、短视频等宣传素材,提交给采购人。

现场运维‌:负责活动期间(共三天)的现场秩序维护、设备看管、保洁及基本的电力保障等工作。

三、承办服务方资格要求‌

(一)基本资格‌:

*.具有独立承担民事责任的能力,在中国境内注册并持有有效的营业执照,经营范围包含会议及展览服务、大型活 动组织策划、市场营销策划等相关内容。

*.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

*.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。

*.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。

(二)特定资格与能力要求‌:

*.具备组织策划和执行各类线下文化、旅游或国际交流活动的成功经验,须提供不少于*份类似业绩的合同复印件作为证明。

*.项目团队中需配备具备丰富涉外活动执行经验的项目经理。

*.拥有稳定的本地供应商资源,能高效完成场地搭建、物料制作、设备租赁等工作。

四、采购需求明细与预算分解‌

本项目总预算**万元,由采购人整体支付。响应方报价不得超过此上限,报价应包含为完成上述两项活动全部服务内容所需的所有人工、物料、设备、运输、保险、税费等一切费用。

五、成果交付与验收‌

(一)交付成果。完成上述两项活动的全程执行,确保活动安全、顺利、圆满举办,达到预期文化交流和宣传效果。

每场活动结束后*个工作日内,提交包括高清活动照片(不少于***张)、剪辑完成的宣传短视频(*-*分钟,中英文字幕)及配套图文推文素材包。

(二)活动结束后服务方需出具审计报告,审计合格后支付合同款项。

六、响应文件构成(均需加盖公章):。‌

*.有效的营业执照副本复印件。

*.近三年无重大违法记录的书面声明。

*.符合资格要求的类似项目业绩证明。

*.详细的项目实施方案,包括但不限于组织架构、人员安排、各环节执行细案、时间计划表、应急预案、质量控制措施等。

*.详细的服务报价清单(须列明各项费用构成)。

七、采购方式与评选‌

本项目采用公开询价和竞争性磋商等方式,对符合资格的响应方进行综合评选。评选将重点考量方案的专业性、创新性、可行性、报价合理性以及过往业绩。

八、联系方式‌

采购单位‌:海口市外事办公室

联系人‌:张先生

联系电话‌:****-******** >****-********

九、附件‌

活动草案(请与我办张先生联系,另行提供)