年会酒店采购项目邀标函

合肥市阜阳商会

各合作单位：

为促进合肥市阜阳商会会员单位间的深度交流与资源对接，搭建在肥阜阳籍企业家合作共赢的平台，探讨新形势下企业发展机遇，提升商会凝聚力和影响力，特策划举办第二届合肥市阜商论坛暨2026年合肥市阜阳商会年会。本次活动旨在总结过往，展望未来，凝聚乡情，共谋发展。

现因活动需要，面向具备资质和经验的星级酒店及综合服务供应商公开征集本次大会的主会场酒店服务合作方案，诚挚邀请贵单位参与投标。具体事项如下：

一、活动概况与核心需求

·活动名称：第二届合肥市阜商论坛暨2026年合肥市阜阳商会年会

·主办单位：合肥市阜阳商会

·活动时间：*开通会员可解锁*（星期日）14:00–20:30

·预计规模：500人（含商会会员企业代表、政府领导、特邀嘉宾、专家学者、媒体记者等）

·活动形式：主题演讲+圆桌论坛+年度表彰+晚宴联谊，不需翻桌、换场地

·功能区域需求：

·主会场/宴会厅（可容纳500人就餐，配备专业音响、灯光、LED大屏等）

·签到处、贵宾接待室、媒体采访区、展销区

二、招标内容与服务要求

本次招标主要围绕会议期间所需的场地租赁、餐饮接待、技术配套及综合会务支持服务展开，具体内容包括但不限于以下方面：

1. 场地提供与空间布置

·提供符合大型高端商务论坛标准的多功能会议厅及附属空间；

·支持整体VI视觉系统落地（背景板、导视牌、签到墙、品牌展区等）；

·具备良好的隔音效果、通风系统与无障碍通道。

2. 晚宴餐饮服务

3. 技术保障与设备支持

·主会场需配备：

·高清LED主屏幕及备用播放设备；

·专业调音台、无线麦克风（不少于8支）、手持/头戴式麦克风若干；

·多机位直播推流接口（支持线上同步观看）；

·稳定高速Wi-Fi网络（支持500人并发接入）；

·具备技术人员全程驻场支持能力。

4. 综合会务配套服务

·协助完成嘉宾签到系统部署（纸质+电子二维码双模式）；

·提供足够数量的服务人员（引导员、茶水服务员、安保协调等）；

·车辆停放便利，拥有不少于100个停车位，并支持临时增加接驳车安排；

·安全预案完善，具备消防验收合格证明及突发事件应急处理机制。

三、投标资格要求

为确保活动品质与执行效率，参与本次投标的单位须满足以下条件：

1.在安徽省内注册登记，具有合法经营资质的星级酒店或会展中心类机构，具备承办500人以上大型会议的实际案例；

2.近三年内无重大安全责任事故或负面舆情记录；

3.拥有专业的会务策划与执行团队，能够提供全流程对接服务；

4.接受主办方对价格、服务细节的协商优化，具备灵活响应能力。

四、投标文件提交说明

请有意参与投标的单位于2025年12月12日17:00前将以下材料密封送达或电子邮件发送至商会秘书处：

1.单位营业执照复印件（加盖公章）

2.酒店简介及过往承接大型会议案例清单（附照片及客户评价）

3.本次会议服务初步报价单（分项列明：场地费、餐饮费及菜单、设备使用费、人工服务费等）

4.可提供的具体场地平面图、座位布局建议图（含主会场和展销区）

5.技术设备清单与现场执行团队介绍

6.其他增值服务承诺（如免费升级会议室、赠送贵宾房、广告位支持等）

提交方式：

·邮寄地址：安徽省合肥市蜀山区潜山路与金寨路交口金潜广场2107室合肥市阜阳商会秘书处

·电子邮箱：1913952626@qq.com （邮件标题请注明：“【阜商年会酒店投标】+单位全称”）

·联系人：周先生 *开通会员可解锁*

五、评标原则与后续安排

我会将成立专项评审小组，依据“质量优先、价格合理、服务专业、响应高效”四大原则进行综合评定，重点考察以下几个维度：

·初审时间：*开通会员可解锁*下午，请各家珍惜第一次机会，我们将依据您的投标方案选择3家候选人去实地考察面谈确定。

·实地考察与面谈：*开通会员可解锁*

·中标通知：*开通会员可解锁*前正式发出通知

·合同签订：*开通会员可解锁*前完成协议签署

六、合作愿景：共筑阜商发展新高地

此次年会不仅是合肥市阜阳商会一年一度的盛会，更是展现阜商群体精神风貌、凝聚发展共识的重要窗口。我们期待通过本次合作，遴选一家兼具实力、温度与远见的酒店伙伴，共同呈现一场“有高度、有深度、有温度、有影响”的高质量商业盛会。

入选单位不仅将获得本次活动的官方指定合作酒店称号，还将在大会手册、现场背景板、新闻报道、短视频传播等多渠道获得品牌曝光机会；同时，也将纳入商会长期战略合作资源库，在未来各类活动中享有优先合作权。

让我们携手并进，以一座城的记忆，唤醒一群人的乡情；以一场会的温度，点燃一方经济的热望！

诚邀贵单位积极参与，共襄盛举！

合肥市阜阳商会

2025年12月8日

注：本邀标函解释权归合肥市阜阳商会所有，未尽事宜可来电沟通协商。

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